Todo começo de ano é importante quando o assunto é planejamento, seja para pessoas ou para empresas. É no começo do ano em que novas metas são dispostas e os planejamentos são refeitos com objetivo de organizar ainda mais tarefas, demandas e processos. Neste artigo, saiba porque o planejamento é fundamental para o sucesso do condomínio.
O planejamento é fundamental para o condomínio
Um condomínio com o planejamento em dia faz total diferença para que o resto do ano ocorra de maneira tranquila, sem imprevistos exagerados por falta de planejamento, especialmente em um momento de crise como a do coronavírus.
Pensando neste cenário, é importante que o planejamento seja uma ação que não saia do radar de nenhuma pequena ou média empresa, além é claro, dos próprios condomínios. Continue lendo e descubra algumas orientações para ficar por dentro deste assunto:
Seus objetivos e metas estão claros?
Em primeiro lugar, um bom planejamento precisa ter objetivos e metas claros e definidos. É importante pensar sobre os problemas recentes do condomínio, projetos já aprovados e levar em consideração sugestões e as necessidades dos condôminos. A partir de destes pontos, é possível pensar a curto, médio ou longo prazo.
As metas a curto prazo podem estar relacionadas aos seguintes problemas de manutenção, como:
- luz de emergência queimada;
- troca do filtro da piscina;
- troca sílica.
Já as metas a médio prazo normalmente se relacionam às questões anuais, como por exemplo, desinfecção de caixas d’água, dedetização, etc.
Por último e não menos importante, as metas a longo prazo normalmente são vistas como objetivos que precisam ser alcançados em breve. Um exemplo de “objetivo” pode ser a reforma do salão de festas ou de alguma área comum. Para isso, é importante realizar um planejamento financeiro por alguns meses para que todos os condôminos possam concordar e participar efetivamente dessa decisão.
Como anda o seu planejamento financeiro?
Agora que você tem suas metas e objetivos definidos, é importante realizar o planejamento financeiro para que seja possível realizar os planos. Em primeiro lugar, é importante considerar o saldo atual e o índice médio de inadimplência e gastos previstos. Ou seja, parte da organização do planejamento financeiro contabiliza despesas futuras que ocorreram devido a manutenção ou projetos que estejam dentro das metas e objetivos.
Planilhas mensais são uma ótima maneira de fazer todo o compilado de informações necessárias para o planejamento financeiro. Através das planilhas, é possível realizar todo o plano financeiro além de calcular a estimativa de contas a pagar e receber do condomínio.
Gastos operacionais também são mensurados através da planilha. Com ela, é possível organizar os custos ser serviço, entender, analisar e organizar a folha de pagamento.
O cronograma de reuniões e eventos está atualizado?
A participação dos condôminos em assembléias e reuniões é uma pauta que sempre trabalhamos nos nossos artigos. Através dessa participação é possível alcançar metas e objetivos de maneira consolidada, por isso, um cronograma com reuniões e eventos atualizado é importante para que todos possam se planejar com antecedência.
Eventos como assembleias extraordinárias, reuniões abertas com os condôminos e outras formas de inclusão se tornam espaços importantes para que os condôminos possam avaliar a possibilidade de participação e, além disso, tomar decisões conscientes ao lado de outras pessoas.
Portanto, avise os condôminos! Não importa se vai ser através do quadro de avisos da sua plataforma, através de um e-mail marketing ou se vai ser o síndico o intermediador para avisar os condôminos, o importante é que essas informações os encontrem para que as reuniões e outros eventos sejam realmente efetivos.
Leia também: Condômino: quais os seus direitos e deveres?
Confira 4 dicas rápidas que vão te ajudar com o planejamento
Agora que você já sabe da importância de um planejamento para o condomínio, preparamos 4 dicas de como realizar um planejamento efetivo para o seu condomínio. Confira:
Dica 1: Reflita sobre o condomínio
A situação do condomínio está clara? Quais são os principais custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas tanto corretivas, quanto preventivas?
A resolução de cada um desses itens pode se tornar uma meta a ser cumprida, portanto, a sua efetividade corresponde ao entendimento somente através da visão macro.
Dica 2: Agrupe e liste as tarefas por assunto
Após entender a análise de situação atual do condomínio, o próximo passo é listar todas as tarefas que precisam ser executadas. Experimente separá-las por setores como: manutenção, pessoas, rotinas, contratos, etc. Assim fica mais fácil gerir cada um dos temas e demandas.
Dica 3: Você sabe o que é ordinário e extraordinário?
Em primeiro lugar, as definições precisam estar claras. Quais tarefas são ordinárias? Ou seja, as que ocorrem com frequência, como por exemplo, a manutenção dos jardins.
As tarefas extraordinárias são as que são realizadas em um período maior, normalmente anual. Alguns exemplos são a impermeabilização de lajes e dedetização.
Dica 4: Comece pelas ações a curto prazo e tire as ideias do papel para planejar o futuro
Pode ser que já exista algo no seu radar, por este motivo, comece com as ações mais urgentes e mantenha o futuro em vista. Entenda quais problemas podem impactar no seu planejamento e trace medidas eficientes para lidar com os casos. Normalmente, inadimplência é um dos assuntos que mais traz dores de cabeça, que tal negociações para deixar as contas em dia?
Estipule a ordem de grandeza dos seus investimentos, contabilize despesas futuras e não perca a criatividade para lidar com as situações. É mais provável que os condôminos mantenham as contas em dia através de ações que os beneficiem, como por exemplo, diminuir o valor de contas caso elas sejam pagas antecipadamente e aplicar os descontos a longo prazo.
Leia também: Gestão do condomínio: quem participa?
Agora que você já sabe porque o planejamento é fundamental para o sucesso do seu condomínio, que tal contar com uma administradora responsável que lida com as principais questões do seu condomínio? Entre em contato conosco e descubra outros benefícios que só a Tecmóbili tem!
