A prestação de contas do condomínio é, sem sombra de dúvidas, um dos serviços mais importantes para as empresas que são especializadas na área. A modernização das administradoras, hoje em dia, permite oferecer soluções que tornam esse processo cada vez mais ágil e eficaz. Você conhece a prestação de contas virtual e as vantagens para o condomínio?
A necessidade do online
Em um mundo cada vez mais tecnológico, centenas de empresas entraram para o mundo digital. Vários setores passaram por adaptações para oferecer soluções personalizadas para os seus clientes e, inclusive, mudaram seus modelos de negócio para que pudessem sobreviver a crise do coronavírus. Então, o online se tornou uma opção viável para que empresas pudessem aplicar estratégias benéficas aos seus negócios.
A algum tempo, algumas administradoras de condomínio foram impactadas pela necessidade de estar no online. Diante disso, apostaram em modelos online para oferecer condições personalizadas para os seus clientes, além de descobrir outros potenciais de atuação. Hoje em dia, o formato desse modelo se reforçou e é prova de que é possível oferecer uma gestão totalmente online e segura.
Como funciona a prestação de contas virtual?
Como mencionamos no início deste texto, a prestação de contas do condomínio é um dos serviços mais importantes em relação a parte administrativa. Ela é responsável por reunir pontos importantes relacionados a gestão, como contratos, relatórios, comprovantes de pagamento, orçamentos, entre outras pautas que são reunidas mês a mês e fazem parte dos arquivos de administradoras de condomínio.
Por se tratar de uma variedade de pastas e arquivos além da quantidade e volume de papéis, esta tarefa se torna minuciosa e com um grau elevado de complexidade. Neste cenário, a tecnologia impacta e pode gerar mudanças impactantes para trazer mais agilidade.
Hoje em dia, existem diversos softwares integrados a plataformas que facilitam a gestão da administradora de condomínio. Ao lado de soluções que permitem o acesso e armazenamento de centenas de documentos, tudo fica reunido no mesmo lugar, catalogado e distribuído num espaço virtual seguro. Desse jeito, pessoas têm o acesso em apenas um clique e podem consultar o que for necessário de qualquer lugar.
Como a tecnologia facilita o dia a dia do condomínio e ajuda os condôminos?
A pasta de prestação de contas virtual reúne uma série de benefícios tanto para agilizar a rotina e o dia a dia do condomínio quanto para os condôminos. Confira, a seguir, alguns deles:
- os arquivos ficam disponíveis 24h por dia;
- redução de custo com a compra de itens para a parte administrativa, impressão de arquivos e cópias;
- facilita a comunicação entre os condôminos, síndico e o conselho do condomínio;
- maior controle dos documentos que são armazenados;
- maior segurança e transparência na gestão administrativa financeira;
- redução e economia com materiais para o espaço físico.
A soma dos tópicos pontuados acima resultam não só na otimização de processos internos, como impactam diretamente na sustentabilidade além de proporcionar uma experiência mais satisfatória para os clientes da administradora.
Veja também: Dicas para uma boa prestação de contas no condomínio
Como levar para o online os processos administrativos?
Agora que você já sabe de alguns vantagens que a prestação de contas online traz para o dia a dia do condomínio, vamos te explicar como fazer essa transformação para o digital.
O primeiro passo é buscar um sistema para a administradora de condomínios que dê suporte e garanta a otimização dos processos. Quando o sistema for instaurado, todos os arquivos passam a ser reunidos em um ambiente seguro e exclusivo na nuvem. Deste modo, é possível que o síndico e os condôminos possam acompanhar todas as operações em tempo real através de computadores ou dos seus celulares.
Outra característica necessária é que a plataforma escolhida permita realizar o cadastro completo de todos os moradores do condomínio. Essa função permite realizar o envio e o recebimento de boletos e comunicados com facilidade para os condôminos, além de facilitar a troca de mensagens com o síndico e com os funcionários responsáveis pelo gerenciamento dos processos.
A importância de uma administradora parceira
Agora que você chegou até aqui, vamos relembrar um ponto importante para que a automação dos processos para o online seja funcional: uma administradora parceira facilita para que o seu dia-a-dia seja bom no condomínio e garante segurança e transparência na gestão de qualquer processos.
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