Lei Geral de Proteção de Dados em condomínios

Com a quantidade crescente de dados que são gerados todos os dias, surgiu a necessidade de regulamentar o armazenamento e compartilhamento dessas informações. Após uma grande organização ter um prejuízo de 5 bilhões de dólares em multa, a necessidade de uma lei que regulamenta esses dados se tornou ainda maior. Conheça a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em condomínios e tudo o que você precisa saber para aplicá-la.

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

Inspirada na GDPR, lei europeia que possui uma finalidade semelhante à LGPD, a Lei 13.709/2018 foi sancionada no Brasil em agosto de 2018. A Lei Geral de Proteção de Dados surgiu com o objetivo de garantir, em parâmetro nacional, a segurança de dados privados e como utilizar informações de terceiros como CPF e RG, além de outras informações pessoais como nome, data de nascimento, e-mail e endereço. Dados sensíveis como orientação sexual, origem racial ou étnica, além de dados biométricos, exigem atenção redobrada para possíveis ataques discriminatórios. 

O prazo para adequação das empresas públicas e privadas era até agosto de 2020, mas foi foi prorrogada para 01 de agosto de 2021. Devido à crise do coronavírus, a Lei 14.010/2020 foi sancionada impactando diretamente o mercado condominial.

No Brasil, as empresas devem se enquadrar a lei e assegurar, de todas as formas possíveis, que as informações armazenadas em sua base estejam seguras, seja para uma base online onde os dados são digitalizados ou até mesmo para uma base impressa. Segundo um levantamento do Serasa Experian em 2019, cerca de 85% das empresas ainda não estavam adequadas à lei.  

Por que esta lei surgiu?

 A importância da coleta e segurança dos dados ficou mundialmente conhecida após um caso envolvendo o Facebook, a empresa Cambridge Analytica e o vazamento de dados pessoais de mais de 83 milhões de usuários. Como penalidade, o caso envolveu uma multa de mais de 5 bilhões de dólares para a rede de Mark Zuckerberg.

No Brasil, algumas normas como o Marco Civil da Internet, até protegiam os consumidores. No entanto, caso o vazamento de dados acontecesse, não existia uma penalidade para a empresa responsável e nem uma regulamentação que controlasse o acesso a dados pessoais.

Hoje em dia, essas informações são cada vez mais valiosas para as empresas, principalmente para fins publicitários ou políticos e o mal uso delas vinha se mostrando um problema para os cidadãos. Segundo o Conselho Nacional de Autorregulamentação Publicitária (Conar), cerca de 70% dos processos abertos ocorriam por conta dos anúncios online.

Quais são as bases legais da LGPD?

Na lei, existem 10 bases legais que regulamentam e legitimam o armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados. Para justificar o manuseio dos dados de condôminos, condomínios, síndicos, funcionários ou fornecedores, é importante que a administradora esteja pautada em alguma delas. Confira quais são:

1. Consentimento: para manusear os dados, é necessária a manifestação do usuário para autorização da utilização dos dados;
2. Interesse legítimo: caso você tenha ofertado um produto ou serviço, além de apresentar novidades ao usuário, você pode manter o relacionamento com ele.
3. Execução do contrato: permite o tratamento dos dados desde que seja necessário para o cumprimento de um contrato;
4. Administração/políticas públicas: órgãos públicos podem compartilhar e tratar dados pessoais para execução de políticas;
5. Exercício regular de direito: Se um colaborador demitido, por exemplo, solicitar a exclusão de algum de seus dados, você não precisa. O indivíduo possui dois anos para poder processá-lo por violação de direitos trabalhista e, caso você apague, não terá meios legais para se defender; 
6. Órgãos de pesquisa: é permitido o tratamento de dados pessoais para fins de pesquisa, desde que sejam anônimos;
7. Proteção de vida: caso seja indispensável para proteção à vida, os dados pessoais poderão ser compartilhados;
8. Tutela da saúde: semelhante ao item anterior, será permitido o tratamento e divulgação dos dados caso sejam considerados essenciais para a manutenção da saúde; 
9. Cumprimento de obrigação legal: para o cumprimento de ações legais, você poderá manusear os dados se necessário, como o envio de informações à receita para retenção de impostos de renda na fonte;
10. Proteção ao crédito: empresas e birôs de crédito podem continuar trabalhando com essa prestação de serviço desde que se adequem à lei. 

Maneira correta de coletar e utilizar os dados

Para captação e o armazenamento dos dados, a lei prevê alguns princípios que explicam como o fazer:

1. Finalidade: os dados devem ser tratados para fins específicos e o usuário precisa ter a ciência daquele que os compartilhou;
2. Adequação: os dados precisam estar relacionados à finalidade proposta e não podem ser utilizados para algo diferente;
3. Necessidade (minimização): faça a coleta do mínimo de dados possíveis para realizar seu serviço;
4. Livre acesso (gratuito): o usuário pode consultar, gratuitamente, qualquer dado que a empresa tenha coletado sobre o mesmo;
5. Qualidade (exatidão): os dados devem estar atualizados de acordo com as informações mais recentes do usuário;
6. Transparência (compreensão): o usuário deve ser tratado com clareza e precisão, sem letras miúdas;
7. Segurança (proteção): adote todas as medidas necessárias para proteger os dados;
8. Prevenção (cuidado prévio):  utilize meios para prevenir qualquer vazamento ou exposição dos dados;
9. Discriminação: você não pode discriminar um usuário de acordo com os dados;
10. Responsabilidade e prestação de contas: se responsabilize pelo tratamento dos dados e prestar contas sobre os mesmos.

Cuidados da LGPD para administradoras de condomínios

Devido a natureza híbrida do condomínio, ele não é impactado diretamente pela lei, mas tanto o síndico quanto questões relacionadas à serviços e fornecedores, precisam de atenção. 

Regularmente, condomínios realizam a coleta de dados pessoais. Na portaria, por exemplo, nome, RG, CPF e telefone são dados solicitados dos visitantes. Cada um destes dados são considerados sensíveis. Além disso, muitas vezes empresas de gestão terceirizadas enviam os dados de funcionários para receita. O cuidado deve ser redobrado!

A administradora de condomínio é uma parte desta relação que deve se preocupar. Dependendo do serviço, existe uma variação de dados maior que está por trás das pastas de prestação de contas, folhas de pagamento e a gestão financeira e administrativa. É importante que a administradora realize o tratamento destes dados em um ambiente próprio. Isso envolve o que está armazenado na nuvem e arquivos impressos.

Conhece as penalidades e multas?

Caso as administradoras não se adequem às normas até agosto de 2021 para atender a legislação, existem algumas penalidades que podem ser aplicadas:

• Advertências às empresas contratadas é a penalidade mais leve;
• Em casos mais graves, é possível aplicar multas que atingem cerca de 2% do faturamento, com um valor limitado de R$ 50 milhões de reais;
• O caso mais grave envolve a exclusão total dos dados da base da empresa, o que pode inviabilizar as atividades do negócio.

Síndicos e condomínios, é importante reformular a rotina administrativa interna de modo que previnam riscos e a privacidade dos titulares dos dados de acordo com a nova lei. 

Agora que você já sabe da importância da Lei Geral de Proteção de Dados em condomínios, é importante levar todas as dicas listadas aqui em consideração para contratar uma administradora de condomínios responsável e ética. Conheça os benefícios da administração Tecmóbili e entre em contato conosco para conhecer outras vantagens.