Você já ouviu falar sobre compliance? Em poucas palavras, é um conjunto de medidas que visa garantir que uma empresa ou organização esteja em conformidade com leis, normas e regulamentos internos e externos. Mas, você sabia que essa prática pode ser aplicada também em condomínios? Quer saber como isso pode ser feito? Continue lendo este artigo!
O que é a implantação de compliance em condomínios?
A implantação de compliance em condomínios é uma tendência cada vez mais presente em condomínios de todos os tipos e tamanhos. Isso porque essa prática traz diversos benefícios para a gestão condominial.
Implementar o compliance em um condomínio pode trazer diversos benefícios, como acabar com ocorrências de fraudes e desvios de recursos, evitando prejuízos financeiros e de imagem.
Além disso, ele também contribui para a melhoria da qualidade das decisões tomadas, reduzindo os custos operacionais e evitando riscos de sanções legais.
Porque o compliance em condomínios é importante?
Ser síndico de um condomínio é um trabalho repleto de responsabilidades e desafios. Infelizmente, em alguns casos, ocorrem desvios de conduta, como o desvio de verbas, superfaturamento de obras e até mesmo o desaparecimento do dinheiro do fundo de reserva.
Para garantir a integridade e transparência na gestão condominial, é fundamental a implementação de práticas de compliance. Mesmo que o síndico seja honesto, é importante contar com processos internos que assegurem a ética e a transparência na administração do condomínio, já que a preservação do bem comum é uma responsabilidade compartilhada por todos.
Qual o passo a passo para a implantação do compliance em condomínios?
Agora que você já entende a importância dessa ferramenta essencial na gestão condominial, confira o passo a passo a seguir para aplicá-la de forma eficiente:
Comprometimento com o cumprimento das normas
O primeiro passo para estabelecer um projeto de compliance é ter a disposição e o engajamento do síndico em compreender como ele pode reduzir problemas e violações.
Mapeamento do condomínio
Cada condomínio possui sua própria cultura, estilo de moradores, funcionários e outros fatores que o tornam único. Por isso, é fundamental listar todas as situações possíveis de ocorrer alguma transgressão, comportamento inadequado, suborno ou qualquer outra irregularidade.
Elaboração do manual de boas práticas
Com base nas informações coletadas, é necessário organizar as normas e políticas de comportamento em um manual simples e claro, de forma que os funcionários e outros públicos compreendam o que está sendo proposto. O manual deve ser direcionado a diferentes públicos – funcionários, prestadores de serviços, fornecedores e condôminos, preferencialmente um para cada grupo.
Treinamento e envolvimento
Não adianta ter tudo organizado e resolver problemas se aqueles que trabalham no condomínio não sabem como agir ou trabalhar dentro das normas, leis e políticas daquele espaço. O treinamento constante, com atualizações regulares, permite que os problemas sejam minimizados. É importante envolver e engajar funcionários, condôminos, fornecedores e prestadores de serviços.
Criação de um comitê de gestão
O comitê de gestão pode ser composto pelas pessoas que fazem parte do Conselho do condomínio, incluindo o síndico, mas é crucial que o grupo supervisione a atuação do síndico. É essencial que o síndico também esteja sujeito às normas do compliance, para evitar qualquer possibilidade de corrupção.
Canal de comunicação
É vital que todos os setores dentro do condomínio se comuniquem e que tenham o síndico como ponto em comum para a tomada de decisões. Os canais de comunicação devem estar abertos e acessíveis a todos, incluindo canais anônimos para reportar situações suspeitas ou irregulares.
Monitoramento dos resultados e processos
Com os processos definidos, normas e legislações expostas de forma clara e treinamentos realizados, é necessário monitorar a execução de tudo na prática. É importante verificar se as medidas preventivas e paliativas estão sendo eficazes e se o compliance está sendo cumprido.
Retorno e melhorias contínuas
É fundamental fornecer feedback aos funcionários e outros públicos envolvidos no compliance, para garantir que todos estejam cientes do seu desempenho e contribuição. Também é importante buscar melhorias contínuas para aprimorar o sistema de compliance e garantir sua eficácia.
Conte com a Tecmóbili e tenha processos transparentes!
Aqui na Tecmóbili, nós acreditamos que a transparência é fundamental para uma gestão condominial eficiente e harmoniosa. Por isso, encorajamos os síndicos a adotarem processos de compliance em seus condomínios, com o objetivo de proporcionar um ambiente seguro e confiável para todos os moradores e funcionários.
Se você precisar de ajuda ou orientação durante esse processo, não hesite em nos contatar. Lembramos que a transparência é a base para uma boa gestão condominial.
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