A auditoria em condomínio é super importante. Quando a arrecadação de valores em um condomínio é muito alta, é auditoria que evita as chamadas fraudes, desvios ou descuidos por parte da administradora de condomínio. Ela é uma ferramenta muito importante para que os moradores consigam acompanhar e tenham clareza dos gastos do condomínio. Continue lendo este artigo para entender mais sobre a importância do tema!
O que é a auditoria?
A auditoria em condomínio certamente deveria entrar em uma lista para as melhores práticas do condomínio. Não só os moradores, mas o síndico e o corpo diretivo querem saber e ter segurança sobre os gastos relacionados aos recursos que a gestão aborda, evitando principalmente, fraudes e desvios. A transparência, mais que nunca, é fundamental.
A auditoria preventiva é ainda mais importante, principalmente em casos dos condomínios que tem síndicos profissionais, afinal, esse ato traz segurança para o conselho, para administradora, síndico e para os condôminos, criando preparo para problemas e evitando irregularidades de forma geral para o condomínio. Já a auditoria investigativa, ou seja, a auditoria de algum período passado, será consultada através de fatos narrados em relatório. Normalmente, este tipo de auditoria é anual.
Benefícios da auditoria em condomínio
Falamos no início do texto como a auditoria melhora a relação de transparência entre o condomínio e o condômino, mas além disso, a confiabilidade trás uma série de benefícios para a gestão:
Gestão do condomínio potencializada
Com a auditoria, é possível esclarecer se o condomínio tem uma má gestão pode parte do síndico ou por parte da administradora. As contas a pagar, recebidos, contratos com empresas que prestam serviços, folha de pagamento, taxa condominial e os valores arrecadados são checados de ponta a ponta, ou seja, os especialista avaliam a veracidade de cada uma das etapas para identificar onde existe um gap.
Acompanhamento das contas
Os altos valores arrecadados nos condomínios, é importante ter profissionais especializados para auxiliar o síndico a conferir o recebimento destes valores além das despesas. Com essa especialização, o síndico evita dores de cabeça futuras na gestão e se prepara para possíveis percalços.
Fraudes são evitadas
Infelizmente, as fraudes são um dos maiores motivos da contratação de uma auditoria. Muitos condomínios, infelizmente, são vítimas de ações parecidas. Existe uma avaliação criteriosa por parte da auditoria para encontrar provas em relatórios e extratos, e estas por sua vez, são apresentadas na justiça para punir os culpados.
Como a auditoria ajuda os condomínios na sua gestão?
Realizar o controle do fluxo de caixa, recebimento e pagamento de contas, além de monitorar os funcionários e outras atividades são responsabilidades do síndico. A quantidade de atividades, certamente, aumenta a chances de erros. Por este motivo, mais que encontrar fraudes e outros problemas, a auditoria tem como papel tornar a gestão do condomínio mais transparente através de processos qualificados e estrategicamente pensados. Conheça alguns dos principais problemas que podem ser identificados na auditoria:
- Desvios de materiais;
- Falta de pagamento de impostos à Receita Federal e INSS;
- Contratação de serviços desnecessários;
- Saques realizados sem justificativa;
- Ausência de lançamento sobre acordos ou receitas de inadimplentes realizados pelo síndico ou administradora;
- Superfaturamento em serviços e compras.
Como contratar uma auditoria?
Você sabe quais são as áreas auditadas na contratação de uma auditoria? Basicamente, a análise recai em alguns pontos estratégicos:
- Despesas básicas como encargos e salários;
- Contas de consumo como luz, água e gás;
- Contratação de serviços terceirizados, como portaria, segurança, limpeza e jardinagem;
- Compra de materiais;
- Serviços de manutenção para áreas comuns ou piscina, elevadores e playground.
Normalmente, a auditoria é solicitada pelos conselheiros do condomínio. Mas este tipo de avaliação não deve ser apenas responsabilidade do conselho, o síndico não só pode como deve exigir este tipo de trabalho, com a finalidade de entender se atua de maneira correta no condomínio.
O ideal é que as auditorias aconteçam de maneira preventiva, deste modo, questões relacionadas a fraude são evitadas, o que certamente estreita a relação com os condôminos e aumenta, principalmente, a confiança em relação aos serviços prestados pelo condomínio. A auditoria investigativa também pode ser solicitada quando existir a desconfiança de questões ilegais no condomínio.
Alguns outros pontos que merecem atenção na análise da auditoria são:
- Análise se os valores orçados em assembleia foram efetivamente gastos;
- Pagamento de horas extras para funcionários diretos ou terceirizados;
- Recebimento dos valores de juros e multas dos inadimplentes.
A administradora parceira
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